Как работать секретарем


Сложная или легкая работа секретаря?

Сложная или легкая работа секретарем


Первым человеком, с которым встречается каждый посетитель, когда приходит в офис - это, конечно же, секретарь.

Сегодня секретарь является неотъемлемой частью любого офиса или компании и играет там не последнюю роль. Круг обязанностей этого работника достаточно обширный - он может не только принимать телефонные звонки, но также и выступает в роли помощника руководителя.

Конечно же, любой такой сотрудник просто обязан знать практически всю информацию о своей фирме и владеть навыками работы на компьютере, что очень важно в современном мире, ведь без этого просто никуда. 

Первым и важнейшим качеством, на которое руководители обращают внимание при отборе кандидатов, когда требуется секретарь, является, конечно же, профессионализм будущего помощника, который станет правой рукой руководителя.


Профессиональный специалист всегда в состоянии справиться с любыми служебными обязанностями и это очень важно, ведь никто не хочет брать на работу секретаря, который плохо справляется со своей работой. 


Секретарь с опытом работы и не только, должен быть в курсе всех направлений, которые входят в сферу деятельности компании, знать, какую работу она выполняет, владеть информацией о конкретных функциях каждого подразделения, входящего в состав компании.

Если говорить проще, то секретарь является связующим звеном, которое объединяет работников фирмы, посетителей и руководство.

Что касается обязанностей секретаря, то они довольно часто ассоциируются только с варкой кофе и печатанием на машинке, которую заменил персональный компьютер. Но это совершенно не так, современный секретарь выполняет намного больше работы, нежели это кажется на первый взгляд! 

Очень часто требуется секретарь, когда необходимо четко организовать рабочее время руководителя, что самому руководителю порой просто не под силу сделать, в виду его постоянной занятости. 

В обязанности секретаря входит не только принятие звонков и соединение с нужными людьми, но и разбор полученной корреспонденции, секретарь помогает посетителям, давая необходимую информацию. 

Кроме этого секретарь организовывает совещания, прием посетителей, отвечает за оформление командировок и тому подобное.

Специалисты, работающие в хороших известных компаниях, обладают всеми этими качествами и навыками, они могут справиться с любой поставленной задачей. Секретари стремятся выполнять свою работу быстро и качественно. 

Имея в помощниках такого специалиста, не нужно будет переживать о том, что вы забудете о какой-то важной встречи - секретарь напомнит вам об этом. Помимо этого, если необходимо, он составит график посещений и скорректирует планы, а также ограничит посещение посетителей, которые могут отнимать понапрасну время, без каких-либо целей.

Самое главное - руководитель и секретарь должны быть между собой психологически совместимы, и только это гарантирует успешное длительное сотрудничество.

Успех секретаря во многом зависит от того, насколько он деликатен и умеет вести себя с окружающими людьми, способен ли он создать хорошее впечатление и повысить авторитет руководителя.
Главным оружием секретаря является умение быть доброжелательным, корректным и вежливым в любой ситуации, пусть даже не в самой приятной.

Ведь многие знают о том, что большая отдача в работе напрямую зависит от дружеской атмосферы в коллективе. Секретарь с опытом работы, являясь квалифицированным специалистом, знает, что качество выполняемой работы также связано с любовью к своему делу, а также с вкладыванием в него своей души. 

Опытный специалист понимает, что он главным образом является лицом фирмы и от него зависит многое, поэтому прилагает все усилия, чтобы поддерживать имидж своей компании.

Только так секретарь может достичь карьерного роста и быть на хорошем счету не только у руководителя, но и у тех людей, с которыми он общается каждый день. 

Лучшие секретари - это сотрудники офисного администрирования, которые имеют высшее образование, владеют иностранными языками, знают основы бухучета, они ознакомлены с менеджментом и маркетингом. Отличаются своей коммуникабельностью, работоспособностью, они приветливы и сдержаны. 

Комментариев нет:

Отправить комментарий